Boomerang hat für Google Mail Nutzer ein cooles Spiel gebaut, um schnell zu einer Zero Inbox zu kommen. Bei dem Emailgame geht es darum, in knappen Zeiträumen über die aufgelaufenen Emails zu entscheiden. Funktioniert großartig.
Zum Spiel: http://emailgame.baydin.com/play
Die Pomodoro Technik von Francesco Cirillo ist ganz schlicht: Man arbeitet besser, wenn man sich 25 Minuten voll auf eine Aufgabe konzentriert und dann eine kurze Pause macht. Focus Booster ist eine sehr praktische kostenlose Software dafür.
So schön und einfach, dass es von Apple sein könnte: Ein Balkendiagramm füllt sich 25 Minuten lang und wechselt dabei die Farbe von grün über gelb zu rot – dann beginnt die Pause. Das Fenster stört nicht, aber bleibt sichtbar. Und macht die Ressource Zeit bewusster, die man grade in die Aufgabe investiert.
Die Software gibt es kostenlos zum Download unter www.focusboosterapp.com oder zum Anschauen auf www.focusboosterapp.com/live.
Eine kurze Empfehlung für Tools, die Mails zu einem festgelegten Zeitpunkt an einen selbst zurücksenden. Blöde Idee? Die beste seit langem. Beispiel: Ihr schickt eine Kündigung ab und wollt das im Blick behalten (auf Wiedervorlage setzten sagen die Officekünstler) – wenn nach vier Wochen keine Rückmeldung bekommt, wollt ihr den Vorgang nochmal auf den Tisch? Gemacht. Ihr wollt einen Auftrag nochmal anmahnen, wenn der Adressat sich in der nächsten Woche nicht meldet? Easy. Ihr wollt den Geburtstag eurer Kollegin nicht vergessen? Gemacht.
Ihr schickt einfach Mail mit jul4@followup.cc oder monday@followupthen.com und am Datum x erreichen Euch die Mails mit der Erinnerung.
Die Dienste:
www.followup.cc: Waren mit die ersten, sind heute nicht ganz billig, funktionieren aber stabil – wenn auch nicht sehr schick. ca. 5 USD/Monat
www.followupthen.com: Die Nachmacher, schicker und smarter (zB mit SMS Erinnerung in fast alle möglichen Handynetze und CI-gebrandeten Erinnerungen) – blöde nur: Wer am 23. Mai eine Mail an aug@followupthen.com schickt, bekommt sie erst am 23. August. Auf Feedback reagieren die Betreiber freundlich und tun erstmal nichts. (bei followup.cc ganz anders, nur nebenbei) ca. 3 USD/Monat
Boomerang: datensicherheitstechnisch etwas besser: Die native-Lösung für Outlook und Gmail (wobei auch hier ein Server die Daten zumindest teilweise ausliest – auch wenn sie nicht dort gespeichert werden). Sehr smarte Geschichte: Die Option “only when not answered” schickt nur dann eine Erinnerung, wenn der Empfänger zum Stichtag nicht geantwortet hat. Gmail: http://www.boomeranggmail.com/, 5USD/Monat. Outlook: http://www.baydin.com/boomerang/, 29USD one-time
NudgeMail.com: noch nicht getestet, wirkt aber sehr ausgefeilt was Funktionen angeht – und ist bis zum Ende der Beta kostenfrei 
laytr.com: auch (noch) kostenfrei, eher rudimentäre Funktionen, aber schon recht beliebt.
Viel Spaß beim Ausprobieren!
Outlook schlägt Mailadressen vor, wenn man eine Mail schreibt. Im Vorschlag enthalten ist eine Mischung aus Leuten, die in AN, CC und BCC-Felder versendeter Mails auftauchen und den Kontakten aus dem Adressbuch. Die meisten würden die Vorschläge, die Outlook automatisch generiert, gern abändern – ich auch. Ich habe ein bißchen recherchiert – hier sind gute Lösungen für das Problem:
1. Einzelne Vorschläge löschen?
Immer wenn ihr Eurem Geschäftspartner schreibt, wird irgendjemand vorgeschlagen, der zufällig denselben Vornamen habt? Kennt fast jeder und sehr einfach zu lösen: Wenn das Dropdown-Menü erscheint, aus dem ihr die Adresse wählen könnt, markiert einfach die zu löschende Adresse und drückt DEL. Sie wird nie wieder auftauchen.
2. Outlook Vorschlagsliste editieren?
Etwas komplizierter: Eine ganze Company hat neue Mailadressen – zB weil sich die Domain der Firma ändert. Gut wäre: Sofort alle entsprechenden Mailadressen ändern, so dass in Zukunft egal wem man schreibt die neue Mailadresse vorgeschlagen wird. Nk2Edit ist das Programm Eurer Wahl (http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html). Das Programm macht die Datei, in dem die Vorschlagsliste gespeichert wird, editierbar. Nicht nur einzelne Einträge können editiert werden, man kann auch in allen Datensätzen bestimmte Zeichenketten austauschen – zB eine Domain durch die andere. Hat mir grade mehrere Stunden nervige Arbeit gespart.
Das sind diese kleinen Tweaks, die täglich Fehlerquellen reduzieren. Viel Spaß damit!
Gutesnetz.de war die letzten Wochen nicht erreichbar, dafür möchte ich mich entschuldigen. Grund war ein technischer Fehler im zugrundeliegenden Softwaresystem, den ich letztlich nur durch einen virtuellen Umzug der ganzen Daten beheben konnte. Als Entschädigung werden einige wirklich gute Tipps versprochen, die mir in dieser Zeit über den Weg gelaufen sind. Seid gespannt.
Übrigens: Wer auf dem Laufenden bleiben möchte über andere Projekte oder Kontakt aufnehmen will, melde sich unter neues.david-schubert.com.